【やること多すぎ】今すぐやることを6個から2個に減らした方法

仕事に行って、帰って家のことをして、そのあとに副業。やることが多すぎて頭が追いつかない、と感じることはありませんか。私はまさにその状態でした。忘れないようにメモを取っているのに、そのメモを見ることすら追いつかない。書けば書くほど、気持ちが重くなっていきました。ある日、思いきって頭の中にあることを全部書き出して、4つの箱に分けてみたんです。すると6個あったはずの「今すぐやること」が、2個になりました。増やしたのではありません。ただ分けただけです。この記事では、私が実際にやった仕分けの手順を、中身ごとお見せします。特別な道具もアプリもいりません。

メモしても追いつかない理由

メモが効かないのは、記憶力のせいではありません。書き出したものが一列に並ぶと、急ぎのことも後回しでいいことも、全部が同じ重さで目に入ってきます。10行のメモがあれば、10個ぶんの重さがのしかかる。だから見るのがつらくなって、メモそのものを開かなくなるんです。私は3か月ほど、その状態でした。ここでは、私のメモが役に立たなくなっていた3つの原因をお話しします。

全部が同じ重さで並ぶ

「歯医者に行く」と「ブログを書く」が、同じ大きさの文字で上下に並んでいました。片方は日時が決まっていて行くだけ、もう片方は何時間かかるか分かりません。中身はまったく違うのに、リストの上では同じ1行です。この見た目のせいで、私は毎回どちらから手をつけるか迷っていました。

終わったことが混ざったまま残る

済んだ項目に印を付けても、それは消えずにリストに残り続けます。私のメモは、終わった記録のほうが未完了より何倍も多くなっていました。リストが長い＝やることが多い、と目が勝手に判断してしまいます。実際には残り3個でも、画面いっぱいの行数を見ると気持ちが折れました。

頭の中にしかない予定が混ざる

• 来週あたり集まりがあった気がする
• そろそろ病院に行かないといけない
• あの手続き、期限はいつだったか

こういう「たしかあったはず」が、いちばん重たいんです。書いていないので忘れないように覚えておくしかなく、そのぶん頭の場所をずっと使い続けます。この話は後半でくわしく書きます。

頭の中を全部書き出す手順

仕分けの前に、まず出すところから始めます。ここで大事なのは、きれいに書こうとしないことです。私は順番も文章もぐちゃぐちゃのまま、思いついた順に打ち込みました。紙とペンでも、スマホのメモでも構いません。私はパソコンに向かって打ちましたが、道具は何でも大丈夫です。所要時間は5分ほどでした。まずはこの5分だけ、時間を取ってみてください。

順番も文章も気にしない

「歯医者」「夕食」「買い物メモ」。この程度の単語で十分です。文章にしようとすると手が止まりますし、順番を考え始めると、それ自体が新しい作業になってしまいます。ここは頭の中身を外に出すだけの工程だと割り切ってください。

数が少なくても落ち込まない

私は6個しか出ませんでした。あれだけ首が回らないと思っていたのに、たったの6個です。正直、拍子抜けしました。でもこれは悪いことではありません。実際の数と、体感の重さが違っていたと分かっただけでも収穫です。少なくてもそのまま次に進みましょう。

ひとつにまとめられるものを探す

私は「夕食のレシピを考える」と「買い物メモを作る」を、別々の項目として書いていました。よく見ると、これはつながった1つの作業です。献立が決まれば買うものも決まるので、分けて数える意味がありません。分けていたせいで、しんどさを2倍に感じていたわけです。

やることを4つの箱に分ける方法

書き出したものを、2つの質問だけで分けていきます。ひとつは「急ぐか」、もうひとつは「大事か」。この2つを掛け合わせると4つの箱ができます。紙に十字を1本書けば、それで完成です。もともとは仕事の場で使われてきた考え方ですが、家のことと副業が混ざった暮らしにこそ効きました。私が実際に分けた結果が、次の図です。

急ぐか急がないかで分ける

期限が決まっているものが「急ぐ」です。日にちが決まっている予定、今日中に決めないと困ること。逆に、来月やっても誰も困らないものは「急がない」に入ります。ここは迷わず機械的に振り分けて構いません。

大事か大事じゃないかで分ける

判断に困るのはこちらです。私は「自分で手を動かして考える必要があるか」を基準にしました。車の点検は、行けば整備の方がやってくれます。ブログは、私が書かないかぎり1文字も進みません。この差で分けると、するすると決まっていきました。

迷ったら大事じゃないに置く

どちらか決められないものが必ず出てきます。そのときは「大事じゃない」に置いてください。あとで困れば動かせばいいだけですし、置いたからといって捨てるわけでもありません。迷った時間のほうが、よほどもったいないと感じています。

今すぐやることが2個になった結果

6個を4つの箱に入れ終えて、左上の「今すぐやる」を数えたら2個でした。残りの4個が消えたわけではありません。急がない箱と、行くだけの箱に移っただけです。それでも、目の前に置いておく数が3分の1になると、見え方はまるで変わりました。ここでは、どの項目がどこへ移ったのかを具体的にお話しします。

左上に残ったのは2個だけ

残ったのは「歯医者」と「夕食の献立と買い物メモ」でした。しかも歯医者は、予約が済んでいて時間も決まっています。つまり当日行くだけで、準備は何もいりません。実質的に手を動かすのは1個だったことになります。

半分は行くだけでよかった

• 習い事の送りむかえ
• 宅配の受け取り
• 集まりへの参加
• 車の点検

これらは全部カレンダーに入っています。当日その場所へ行けば終わるもので、事前の準備は必要ありません。それなのに私は、ずっと頭の隅で覚えていました。カレンダーに任せていいものを、二重に持っていたことになります。

やらないと決めたものもある

右下の箱には「これ以上予定を足さない」と書きました。休みの日に用事を詰め込みたくなったとき、この箱を思い出すためです。何かをやめる決断は勇気がいりますが、今月はやらないと決めるだけなら気楽にできます。来月また考えればいい話ですから。

いちばん重かった頭の中の予定

この仕分けでいちばん驚いたのは、実は数の話ではありませんでした。書き出した6個のうち1つが、どこにも存在しない予定だったんです。私の頭の中にだけあって、カレンダーにもメールにも一切入っていませんでした。そしてこの1個が、いちばん重かったのです。同じことをしている方は、たぶん少なくないと思います。

3か所探して見つからなかった予定

「来週、参加しているコミュニティの集まりがあるはず」。そう思って調べました。自分のカレンダー、家族と共有しているカレンダー、そしてメールの受信箱。3か所とも探しましたが、どこにも見当たりません。よく考えたら、その集まりの案内はアプリの中で流れてきたもので、招待メールは届かない仕組みでした。

覚えておくだけで容量を使う

予定そのものは、2時間ほど参加するだけの用事です。ところが「忘れてはいけない」と思っている間じゅう、頭のどこかがその作業に使われ続けます。パソコンでいえば、使っていないアプリが裏で動きっぱなしのような状態でしょうか。私が感じていた重さの正体は、これでした。

思い出したその場で書く

解決はとても単純で、日時を確かめてカレンダーに入れるだけでした。作業時間は1分もかかっていません。それだけで、ずっと持っていた気がかりが消えました。「あとで入れよう」と思った時点で、また覚えておく仕事が増えてしまいます。思い出したその場で入れるのが、いちばん軽い方法です。

やること整理のよくある疑問

ここからは、私が始める前に知りたかったことをまとめます。難しく考えず、気になるところだけ読んでいただければ十分です。うまくできなくても気にしないでくださいね。

紙とアプリはどちらがよいか

最初は紙をおすすめします。新しいアプリを入れると、使い方を覚えることが新しい作業になってしまうからです。手元にある紙とペンなら、今日すぐ始められます。

毎日やる必要はあるか

ありません。私も毎日はやっていません。頭が重いと感じたときだけで十分です。毎日の習慣にしようとすると、それ自体が続かない原因になります。

どの箱にも入らないものはどうするか

紙の端に書いておいて、そのままにしてください。無理に分類する必要はありません。次に見たときには、たいてい答えが出ています。

家族のことも書いてよいか

ぜひ一緒に書いてください。私の6個も、半分は家のことでした。仕事とプライベートを分けて考えると、結局どちらも頭の中では混ざったままになります。

やらないと決めたものは消すのか

消しません。「今月はやらない」と書いて残しておきます。消してしまうと、また思い出して悩むことになります。決めた記録が残っていることに意味があります。

続かないときはどうするか

続かなくて大丈夫です。この方法は毎日の習慣ではなく、苦しくなったときの避難場所だと思ってください。年に数回思い出せれば、それで役目は果たしています。

まとめ 書き出して分けるだけ

やることが多すぎて追いつかないとき、必要なのは頑張ることではありませんでした。全部書き出して、急ぐか大事かで4つに分ける。それだけで、私の「今すぐやること」は6個から2個になりました。かかった時間は15分ほどで、お金は1円もかかっていません。

そして、いちばん重かったのは実際の用事ではなく、カレンダーに入っていない予定を覚えておくことでした。頭は保管場所には向いていません。思い出したその場で外に出してしまうほうが、ずっと楽に過ごせます。

もし今、やることが多すぎて動けなくなっているなら、紙を1枚だけ用意してみてください。きれいに書かなくて大丈夫です。十字を1本引いて、思いつくまま放り込むだけ。今日はそこまでで十分です。私もそこから始めました。このブログでは、こうした小さな工夫も、うまくいかなかったこともそのまま記録していきます。よければまた覗きに来てください。